『湖医会』会員の個人情報保護に関する基本方針

「湖医会」会員の皆様へ

  1. 会員データの収集とデータベースの管理

    2. 会員の個人情報は、大学から提供される卒業生データ、卒業時点の「連絡用紙」ならびに卒業後に定期的に実施する会員情報調査をもとに「会員データベース」に登録し、『湖医会』が責任をもって管理し、事務局で厳重に保管しています。
    またデータ管理用パソコンはネットに繋がず独立させて作業しています。

  2. 個人情報の使用目的
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    • 定期刊行物の送付
    • 同窓会費徴収に関する事務
    • 同窓会員に対するアンケート調査の実施
    • 湖医会からの事務連絡および各種文書の送付。
    • その他支部・卒業生・学生が行う行事開催に関する事務連絡および各種文書の送付
    • 同窓会員名簿の作成
    • 在学生の進路相談支援など
    • その他、同窓会員に関する業務

    『湖医会』が取得した個人情報の利用は、前掲の業務の範囲内に限るものとし、その目的以外の用途には利用いたしません。

  3. 情報開示の可否

    4. 第三者への「開示可否」は、会員の意志に沿って管理します。
      　
    1. 「公開不可」の取り扱いは住所変更などの手続きに準じ、会員からその旨を記載した『湖医会』宛の書面（郵送・FAX・電子メールのいずれか）を事務局が受けて対処します。 　
    2. 届け出の無い場合は、「公開可」として取扱います。

  4. 情報提供依頼と回答
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    1. 会員からの情報提供依頼については、即答することはありません。
      • まず依頼者が本人かどうかの確認をします。(勤務先・自宅へ連絡し依頼したかどうかの確認をします)
      • いかなる情報も被照会本人の了解を得て依頼者に伝えるか、もしくは被照会者本人から依頼者に連絡していただくことになっています。
      　
    2. 会員外からの照会については、申請書の提出を求め担当幹事（複数名）の討議を経て対応することになっています。
      3. 　
  5. 支部など会員が関わる組織等への情報提供

    6. 所定の手続きにより、『湖医会』支部・各学年同期会・その他会員の交流活動に必要と認められる場合は「公開可」の会員のみの情報を提供します。

  6. 就職活動支援の情報提供

    7. 在学生で就職活動をしている者に対しては、所定の手続きの上「会員データベース」を閲覧させ、就職活動を支援します。
    この「会員データベース」では、「公開可」とする会員の「勤務先」・「勤務先電話番号」・「自宅住所」・「自宅電話番号」・「e-mailアドレス」の情報を開示し、学生に対して、必ず会員とコンタクトをとり迷惑のかからない範囲で、就職活動の相談をするよう指導します。

  7. 本人からのデータ変更の申し出について

    1. 電話での受付はしません。
    2. ＦＡＸ、メール、郵送で受けた場合でも、明らかに本人と確認できないときは、事務局のデータに基づき本人に連絡し、確認したうえで受け付けています。
      3. 　上記の他、例外事項、疑義事項が生じた場合には、『湖医会』関係者ならびに専門識者が協議のうえ対応することとし、必要事項は会員に追加情報として通知します。